A. Latar Belakang
Pada dasarnya perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang memberikan layanan informasi kepada pengunjung dalam menjalankan program Pendidikan –Latihan dan konsultasi pelayanan Lembaga Pendidikan Perkebunan. Di samping itu, perpustakaan juga merupakan suatu tempat untuk melindungi bahan pustaka serta media informasi lainnya. Salah satunya yaitu sebagai tempat untuk melindungi serta merawat arsip. Mengingat begitu pentingnya suatu arsip yang terdapat diperpustakaan ini, maka diperlukannya sistem tertentu yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Namun karena kurang pedulinya seseorang dalam perawatan arsip serta kurangnya pengetahuan dalam tehnik perawatan arsip yang benar sehingga arsip–arsip yang ada di perpustakaan hanya dibiarkan begitu saja atau dikumpulkan menjadi satu tanpa penggolongan yang sesuai dengan jenis arsip yang ada.
Dengan demikian arsip yang ada akan mudah rusak dan sangat menyulitkan bagi orang yang suatu saat membutuhkan informasi dari salah satu arsip tersebut. Oleh sebab itu perawatan serta pemeliharaannya dibutuhkan ketelitian dan kemampuan yang dapat menunjang keawetan arsip. Arsip yang telah ada baik yang masuk maupun yang keluar, merupakan salah salah satu bukti suatu sejarah atau kejadian yang akan menunjang berjalannya suatu kegitan administrasi agar dapat berjalan sesuai rencana .Untuk memperlancar serta mempermudah penelusuran informasi, maka penyimpanan arsip tersebutu harus benar-benar diperhatikan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan serta dapat menghemat waktu dan tenaga.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara pengolahan arsip yang benar sesuai peraturan yang ada?.
2. Apa saja kendala yang ditemui di dalam mengolah serta melindungi arsip di perpustakaan LPP?.
C. Tujuan laporan
Tujuan laporan yang dapat penulis sampaikan, kurang lebih sebagai berikut:
1. Agar terpenuhinya salah satu syarat kelulusan program D3 IlmuPerpustakaan dan Informasi Islam
2. Sebagai pemenuhan tugas Akademik
3. Untuk mengembangkan ilmu yang telah penulis dapatkan .
4. Lebih menambah pengetahuan penulis dalam bidang kearsipan.
5. Sebagai penerapan ilmu sebagaimana yang telah penulis dapatkan selama ini dan membuktikannya dalam bentuk praktek di lapangan.
D. Waktu dan Tempat Praktek
Tempat yang penulis gunakan sebagai tempat praktek yaitu di Perpustakaan LPP Yogyakarta, di jalan Urip Sumoharjo, pada tanggal 16 Februari sampai 16 Maret 2004. Adapun waktu pelaksanaannya disesuaikan dengan jam kerja yang berlaku yaitu: masuk pada jam 07.15 dan pulang jam 15.30. Waktu istirahat pada pukul 12.00-12.30. Masuk setiap hari Senin sampai Jum’at, sedangkan hari Sabtu, Minggu, serta hari besar libur.
E. Metode Pengumpulan Data
Metode yang dapat penulis kumpulkan sebagai sumber informasi penulisan antara lain sebagai berikut:
1. Metode Observasi
Metode observasi merupakan cara pengumpulan bahan –bahan keterangan yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung dan pencataan sistematis terhadap fenomena yang diamati. Penulis mengamatinya secara langsung kegiatan yang sedang terjadi di tempat praktek (Sudijono, Anas 2003: 76).
2. Metode wawancara
Metode ini adalah suatu cara untuk menghimpun bahan-bahan keterangan yang dilaksanakan dengan cara melakukan tanya jawab secara lisan terhadap pihak-pihak yang bersangkutan. Dalam penulisan laporan ini penulis melakukan wawancara sepihak kepada para staf maupun karyawan yang ada di perpustakaan (Sudijono, Anas 2003: 82).
3. Analisis Dokumen
Metode analisis dokumen merupakan salah satu cara yang penulis gunakan untuk melengkapi data-data yang diperlukan. Dalam hal ini penulis menganalisis data-data yang terdapat di perpustakaan dengan cara melihat sumber-sumber yang ada yang sesuai dengan bidang kajian yang penulis ambil. Antara lain dengan cara mengamati dan menganalisis keberadaan arsip yang terdapat di perpustakaan (Sudijono, Anas 2003: 90).
F. Sistematika penulisan Laporan
Sistematika penulisan laporan PKL ini menunggunakan sistematika sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Dalam bab pendahuluan ini penulis memaparkan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan, waktu tempat pelaksanaan PKL, serta pengumpulan data.
Bab II Gambaran umum
Penulis memaparkan tentang sejarah, fungsi, tugas, struktur organisasi, personalia, pemakai, anggaran kegitan dan koleksi.
Bab III Landasan teori
Dalam bab ini penulis memaparkan tentang pengertian arsip, peranan arsip, jenis-jenis arsip,kelebihan dan kelemahan arsip berbentuk kertas, tujuan pengolahan arsip.
Bab IV Pembahasan
Bab ini menjelaskan tentang bagaimana proses masuk dan keluarnya arsip, penggolongan arsip secara sederhana, manfaat pengolahan arsip di perpustakaan, tata cara penyimpanan, dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip.
Bab V Penutup
Merupakan bab yang menuliskan garis besar isi dari penulisan serta saran.
Daftar Pustaka
Lampiran
BAB II
GAMBARAN UMUM
Sejarah
Perpustakaan LPP Yogyakarta merupakan perpustakaan yang bernaung dibawah lembaga induknya yaitu LPP Yogyakarta. Perpustakaan LPP berdiri bersamaan dengan berdirinya LPP itu sendiri. Dalam kehidupannya, LPP telah mengalami beberapa perkembangan. Tahapan-tahapan tersebut antara lain sebagai berikut:
1. Periode College Gula Negara (CGN) : 1950-1960
Colege Gula Negara didirikan berdasar surat keputusan menteri Pertanian RI No.34/UM/50 tanggal 11 September 1950, dengan tujuan untuk mendidik para calon ahli kimia gula yang menghadapi rehabilitasi pabrik-pabrik gula yang mengalami Perang Dunia kedua atau selama penjajahan Jepang (1939-1945). Lama Pendidikan di CGN adalah 2 tahun. CGN adalah suatu instansi pemerintah di bawah jawatan Pertanian RI dengan status Pegawainya PNS.
2. Periode Akademi Gula Negara (AGN) : 1960-1970
AGN merupakan peningkatan dari CGN yang diresmikan tanggal 21 Desember 1961 dengan SK Menteri Pertanian No 133/KMP/tahun 1961.
Periode ini diawali dengan peristiwa penting pada tahun 1957, yakni terjadinya nasionalisasi perusahaan milik asing, khususnya milik Belanda di Indonesia.
Dalam keadaan seperti itulah dengan surat keputusan menteri Pertanian RI No.13/KMP/Tahun 1960, status CGN diubah menjadi AGN.
Masa belajar menjadi 3 tahun dan lulusannya diberi gelar Sarjana Muda (BSc) dan seluruh pegawai berubah status menjadi Pegawai Perusahaan Negara (PN).
3. Periode LPP: 1970 – sampai sekarang
Berdasar SK Menteri Pertanian RI No. 38/KPPTS/Org/2/1970 didirikan LPP sebagai perluasan dari AGN yang menjadi satu-satunya lembaga pendidikan yang berkewajiban menangani masalah pendidikan staf/tenaga kerja di lingkungan Perkebunan. Mulai tanggal 4 Februari 1985 Lembaga Pendidikan Perkebunan berstatus sebagai perkumpulan milik semua Perusahaan Negara Perkebunan (PNP), Perseroan Terbatas Perkebunan (PTP) di seluruh Indonesia.
Fungsi Perpustakaan Lembaga Pendidikan Perkebunan
Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang berfungsi memberikan layanan informasi kepada pengunjung serta pengguna dalam menjalankan program Pendidikan–Latihan dan konsultasi pelayanan LPP yang berfungsi sebagai tempat mengumpulkan, menyimpan, menyebarluaskan, dan memelihara bahan pustaka.
Perpustakaan juga berfungsi sebagai sumber informasi bagi kegiatan tri darma perguruan tinggi, sebagai pengembangan sumber daya manusia disektor Perkebunan serta Pelatihan
Fungsi Perpustakaan Lembaga Pendidikan Perkebunan secara garis besarnya antara lain sebagai berikut:
• Dilihat dari lingkungan kampus yang mayoritas penggunanya adalah para peserta kursus dan mahasiswa yang mengambil jurusan perkebunan serta ilmu terkait lainnya, maka perpustakaan LPP merupakan sarana untuk menunjang kegiatan belajar serta tempat menemukan informasi yang mereka butuhkan.
• Sebagai tempat untuk memberikan kemudahan pemakai dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
Tugas
Adapun tugas pokok dari perpustakaan yaitu
1. Melayani setiap pengguna yang menginginkan atau menelusur sebuah informasi baik berupa koleksi monograf ataupun media lainnya.
2. Mengadakan bahan pustaka atau koleksi.
3. Mengolah bahan pustaka.
4. Membuat surat keterangan bebas pustaka.
5. Menerima hasil laporan skripsi, laporan PKL, dari mahasiswa LPP.
6. Menerima sumbangan buku.
7. Memelihara bahan pustaka.
8. Mengadakan kerja sama dengan perpustakaan lain.
Struktur Organisasi
Setelah melalui proses yang panjang dan sosialisasi yang cukup, maka mulai tanggal 1 Juli 2003, organisasi LPP mengalami penyesuaian.
Surat keputusan Direktur No.83/KPTS/DIR/06/2003 tentang penyesuaian struktur Organisasi Lembaga Pendidikan Perkebunan tersebut dikeluarkan dengan pertimbangan :
1. Bahwa dengan terjadinya perubahan di lingkungan bisnis, maka organisasi LPP perlu disesuaikan dengan tuntutan perubahan yang terjadi.
2. Penyesuaian organisasi bertujuan untuk mengakomodasi fungsi, peran, tugas dan tanggung jawab yang dibutuhkan oleh perkembangan lembaga tersebut.
3. Dengan penyesuaian organisasi tersebut diharapkan mampu menciptakan suasana kondusif, motifatif, kompetitif, dan prestatif bagi anggota organisasi.
Berdasar surat keputusan terbaru yang diberlakukan mulai tanggal 20 Juni 2003, maka perpustakaan juga mengalami perubahan yang semula dibawahi oleh Biro Pelayanan dan Informasi, kini dibawahi oleh Biro Pelatihan dan Konsultasi.
Untuk lebih jelasnya, berikut struktur mikro di Perpustakaan LPP terbaru
BPK
Koordinator/Kepala perpustakaan
Pelayananan Tekhnis Pelayanan Pemakai Pengadaan dan Pengolahan
Personalia
Untuk menjalankan fungsinya, perpustakaan memerlukan tenaga staf yang mampu menjalankan sesuai dengan bidang keahliannya.
Adapun jumlah personalia yang ada diperpustakaan sejak bulan Desember 2003, sebanyak 4 orang. Tertera dalam tabel I berikut ini;
TABEL I
Rincian Nama, Pendidikan, Jabatan Pekerjaan Masing-masing:
No Nama Pendidikan Jabatan pekerjaan
1. Dra.Gayatri S1. SosPol +
diklat perpustakaan Kepala Perpustakaan
2. Pramono Condro SMU Bagian Sirkulasi
3. Pracoyo Hadi SMU Bagian Referensi
4. Ngadiono SMU Bagian Administrasi
Pengguna
Pengguna yang dilayani oleh perpustakaan LPP adalah para peserta kursus, karyawan, masyarakat umum, dan mahasiswa dari luar LPP. Pada perpustakaan LPP diberlakukan peraturan atau tata tertib bagi peminjam, baik itu jangka waktu peminjaman, maupun denda atau sangsi yang ada bagi pengguna yang tidak mematuhi peraturan peminjaman. Peraturan tersebut antara lain:
1. Bagi peminjam peserta kursus atau widyaiswara diberikan batasan waktu pinjam selama dua minggu, dan dapat diperpanjang satu minggu kemudian. Dengan jumlah buku sebanyak lima buah.
2. Bagi karyawan atau dosen pengajar di LPP diberi batasan pinjam selama enam bulan. Dengan jumlah buku sebanyak lima buah pula.
3. Untuk peminjam dari luar yang telah terdaftar sebagai anggota perpustakaan, tidak diizinkan pinjam untuk dibawa pulang, tetapi hanya diizinkan memfotocopy dengan terlebih dahulu meninggalkan kartu identitas (KTP, SIM), dan setelah selesai difotocopy segera dikembalikan.
4. Bagi peminjam yang terlambat mengembalikan diberi denda perbuku, perhari tiga ratus rupiah.
5. Dan untuk buku yang hilang atau rusak karena peminjam diberi sangsi untuk mengganti buku yang sama atau nengganti biaya sesuai harga buku tersebut.
Gedung
Perpustakaan LPP Yogyakarta terletak di lantai tiga gedung LPP sayap timur dan beralamat di jalan Urip Sumoharjo No. 100 Yogyakarta. Perpustakaan memiliki beberapa ruangan sebagi penunjang kegiatan di perpustakaan tersebut.
Berikut rincian penjelasan ruangan yang ada:
TABEL II
Rincian Penjelasan Ruangan Perpustakaan
No. Nama Ruang Luas
1
2
3.
4.
5. Ruang Koleksi dan Sirkulasi
Ruang Kepala Perpustakaan
Ruang Referensi
Ruang Gudang
Ruang Dapur 9 x 13 m2
4,5 x 4,5 m2
4,5 x 11 m2
5 x 11 m2
1,5 x 11m2
Koleksi
Informasi mengalami proses transformasi secara global disemua sektor kehidupan.
Perpustakaan sebagai salah satu pusat informasi mengantisipasi hal itu dengan menyediakan pelayanan sesuai perkembangan informasi dan tehnologi dengan cara menyediakan koleksi yang dibutuhkan pengguna pada umummya. Koleksi yang ada di perpustakaan LPP tersebut swebagian besar berupa subyek agribisnis ( ekonomi pertanian, budidaya-pengolahan-pemasaran) disusul dengan subyek yang lain yang tentunya berkaitan dengan agribisnis seperti psikologi, managemen, tehnik, lingkungan, tehnologi kimia, ekonomi, dan hukum. Bagi karyawan, dosen atau pengguna lainnya juga dapat menggunakan koleksi yang lain berupa koleksi agama, bahasa, wirausaha dan lainnya. Macam-macam koleksi secara garis besarnya dapat dilihat pada tabel III berikut:
TABEL III
Macam-macam Koleksi
Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
Buku
Terbitan Berkala
Koleksi lain yang bisa didapat di Perpustakaan LPP antara lain berupa koleksi referensi, koleksi CD, disket, kaset, peta, Vademecumm, majalah, jurnal, hasil skripsi, tesis, disertasi, prosseding seminar dan lain-lain.
ANGGARAN
Anggaran yang digunakan untuk kegiatan yang ada di perpustakan berasal dari anggaran pusat, setiap tahunnya perpustakaan mendapatkan xxxx pertahun. Setiap 6 bulan perpustakaan menyerahkan lapran pertanggungjawaban ke pusat sekaligus menyerahkan uang yang didapat dari perpustakaan yang berasal daari denda, hasil fotocopy, biaya pendaftaran peserta perpustakaan dan lain-lain. Yang nantinya akan dikembalikan ke perpustakaan untuk kepentingan seluruh kegiatan yang ada.
BAB III
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu archeos yang berarti tempat sebagai penyimpanan atau archeon yang berarti balai kota, atau archaros yang berarti benda kuno. Sedangkan menurut UU No. 7/71 pasal 1: arsip adalah kumpulan kertas atau naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga tunggal ataupun lembaga gabungan untuk kehidupan pemerintahan yang ada.
Menurut G.R Terry dalam bukunya ”Office Management and Control” kearsipan adalah penempatan kertas dalam tempat penyimpanan yang baik sesuai aturan yang berlaku dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dalam penemuan kembali bila suatu saat akan dibutuhkan.
Adapun menurut “The Liang Gie” Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan sacara sistematis agar setiap kali dibutuhkan dapat ditemukan kembali dangan cepat.
Adapun pengertian arsip menurut kamus atau ensiklopedi Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Arsip berbentuk kertas yang disebut arsip/surat-surat penting harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, perseorangan), baik untuk masa kini maupun masa mendatang.
2. Surat tersebut harus disimpan dengan aturan tertentu untuk memudahkan dan mempercepat penemuan kembali bila suatu saat dibutuhkan.
Sedangkan arti arsip menurut asal kata daari Bahasa Belanda yakni archief yang memiliki arti sebagai berikut:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, peta.
2. Kumpulan teratur bahn-bahan kearsipan.
3. Bahan yang harus diarsip itu sendiri. (Wursanto, 1982: 13-14)
Arsip secara garis besarnya yaitu semua catatan yang tertulis, tercetak dalam bentuk huruf, angka, gambar yang memiliki aarti dan tujuan untuk bahan komunikasi dan informasi yang terekan pada kertas, kertas film, media komputer, piringan rekaman, kertas foto copy dan lain-lain (Amsyah, Zulkifli, 1989: 3).
B. Peranan Arsip
Pada sebuah lembaga atau instansi pemerintah, keberadaan arsip sangat berperan dalam mendukung adanya suatu kegiatan dala organisasi. Salah satunya sebagai bukti sejarah kegiatan yang pernah berlangsung. Dengan adanya pengolahan arsip yang sesuai dengan peraturan yang berlaku, maka arsip yang ada akan lebih terawat, teratur serta mudah dalam penemuan kembali.
C. Jenis -Jenis Arsip
Jenis–jenis arsip yang terdapat di perpustakaan memiliki beberapa jenis berdasar nilai gunanya. Maka jenis arsip dapat digolongkan menjadi:
1. Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan administrasi negara atau suatu lembaga.
2. Arsip aktif yaitu arsip dinamis yang digunakan dan dibutuhkan secara langsung dan dibutuhkan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi .
3. Arsip statis yaitu arsip yang secara tidak langsung digunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan, pelaksanaan administrasi negara atau lembaga tertentu.
4. Arsip inaktif yaitu arsip digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara atau lembaga. (Wursanto, 1991: 19).
D. Tujuan Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip di Perpustakaan mempunyai tujuan untuk melindungi, merawat serta mencegah kerusakan serta hal-hal yang tidak diinginkan. Di samping itu pengolahan arsip juga bertujuan untuk memudahkan seseorang dalam mencari atau menemukan bukti-bukti kegiatan yang pernah dan akan berlangsung di perpustakaan atau instansi yang memiliki urusan dengan perpustakaan. Dengan adanya pengolahan arsip tersebut diharapkan akan lebih memberikan nilai guna yang sangat menunjang kelancaraan kegiatan di perpustakaan.
E. Kelebihan dan Kekurangan Pengolahan Arsip Berbentuk Kertas
Kelebihan yang dapat diperoleh dari pengolahan arsip berbentuk kertas antara lain:
1. Mudah dalam penyimpanannya serta perawatan.
2. Menghemat tenaga, biaya, dan tempat.
3. Mempermudah dalam penemuan kembali.
Kekurangan/kelemahan:
1. Arsip berbentuk kertas mudah di duplikasi/di copy sehingga memudahkan seseorang untuk menyalahgunakan keberadaannya.
2. Mudah rusak karena suatu hal baik yang alami atau perbuatan manusia (Robek, dimakan serangga atau ngengat).
3. Mudah hilang karena pengawasan arsip berbentuk kertas tidak bisa optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Abu Bakar, Hadi. 1997. Cara-cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta: Djambatan
Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia.
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.
Sudijono, Anas. 1995. Pengantar Evaluasi Pendidikan. Jakarta : PT RajaGrafindo Persada.
Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Wursanto, 1989. Kearsipan I dan II. Yogyakarta : Kanisius.
DAFTAR PUSTAKA
Abu Bakar, Hadi. 1997. Cara-cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta: Djambatan
Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia.
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.
Sudijono, Anas. 1995. Pengantar Evaluasi Pendidikan. Jakarta : PT RajaGrafindo Persada.
Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Wursanto, 1989. Kearsipan I dan II. Yogyakarta : Kanisius.